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事務は、一子相伝ではダメ!

新しい事務員さんが入ってきました。

さぁ、手取り足取り指導だぁ!
っと、これでは時間がいくらあっても足りません。

基本的なところは、モノに任せましょ。


あたらしい事務員さんが入ったとき、
仕事を覚えるのにどれくらいかかります?

あっ、かかります?っていうのは、あなたの手間が、です。

事務員さんの理解力とかもありますので、一概には言えないとは思いますが、
ずっとつきっきりで指導しているのであれば、ちょっと疑問。

指導の1から10まで、すべて口頭で教えているのでは、これも疑問。


大きな流れだけでも、マニュアルを作っておくべきです。

だれが、いつ、この書類をつくって、
だれが、どこをチェックして、
だれが、どこに保存しておくのか。

これだけでも、紙に残しておけば、ずいぶん楽になります。


事務は、ある意味、ライン作業と同じ
流れてきた書類にチェックなどの処理を施して、次へ流す。

先頭の場合もありますね。
事務員さんがつくった書類を、次へ流す。

最後の場合もあります。
流れてきた書類に処理を施して、ファイルに保存する。


どの場合であっても、どこからどこへ書類が流れるのか。
どこでどんな処理が施されるのか。

これくらいは把握しておきたいものです。


フローチャートなんかに書いておけば、新しい人が入ってきても、
大まかな流れはわかります。

あとは、それぞれの細かいポイントを個別に指導すればいいんです。
やっぱり、人によって、疑問になるところは違うでしょうから。


基本的なところは、モノ(マニュアルなど)にまかせる。
時間的な手間は、ずいぶん省けると思います。


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