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『そもそも』と『要するに』

事務を見直すときに、よく出てくる言葉がこのふたつ。

そもそも、何のためにその書類があるのか。
要するに、どうしたいのか。

このふたつがはっきりしないと、改善って難しい。


今日うかがった会社での話で、「やっぱりそうやんなぁ。」と思ったことがあります。
そもそも要するにの重要性。


■『そもそも』の重要性

そもそも、
なぜその書類があるのか。
なぜこの部署に書類を渡すのか。

こんなところがはっきりすれば、その書類が必要か不要か。
その部署に書類を流すべきかどうか。
がはっきりしてきます。


そもそも、その書類は理由があってつくられたはず。
理由があって、その部署に書類を渡していたはず。

その理由が、いまも存在するのかどうか。
もう理由がないのなら不要だし、まだあるのなら必要、ということになります。

理由がわかれば、他のもっと簡単な作業で、同じ結果を出すこともできるかもしれない。
理由そのものが、あまり大きな理由じゃない場合もあります。

今の経理のシステムができた、そもそもの理由がわかれば、
改善が必要な部分がみえてきます。


■『要するに』の重要性

事務の改善に限らず、なにかをつくるとき、
「要するにどうしたいのか」
これがはっきりしないと、進みようがない。

逆に、これがはっきりすれば、
手段はいろいろ考えることができる。

ゴールをはっきりさせる、ってことですね。

あやふやなまま進めてしまうと、途中であっちにいったりこっちにいったり。
といっても、実際にはやってみないとわからない部分もあるんですが・・・。

なんにしても、ある程度でもゴールのイメージは掴んでから、改善を始めましょうね。


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