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事務仕事のブロック化

事務の仕事をまとめる

仕事は流れるもの。
まとめた仕事を基準として、流れをつくりなおす。

効率は格段にアップします。


事務の仕事。
流れに沿ってやっていたのでは、仕事を追っかけるばかりです。

同じような仕事をまとめてやる。


先日からはじめている新しいお客様。

わたしが経理のリフォームと共に、記帳代行として入ることで、仕事の流れが変わってしまいました。
というよりも、変えたんですが・・・。


■書類の流れからブロックの流れへ

これまで、
1.請求書や領収書がくる。
2.その請求書や領収書をチェックする。
3.振替伝票に起票する。
4.請求者や領収書をファイルする。

簡単にいえば、こんな感じです。
要するに、請求書や領収書ごとに、
チェックからファイルまでを一連の流れとして処理していたわけです。


これが、わたしが入ることによって、流れが変わってくる。
間に割り込むことになっちゃうんです。

3のところに、わたしが入る(記帳代行ってそんな仕事ですから)。

2のチェックする、が終わったところで、
請求書や領収書を、クリアファイルやクリアブックにまとめておいていただく。

それを、わたしが会計ソフトに入力してファイルしていく。

こんな流れに変わります。


■まとめるメリット

これの何がいいかといいますと、いろんな仕事をチョコチョコしなくてすむようになる。
チェックする起票するファイルするという違う仕事を、何回も何回も繰り返す必要がないわけです。


なかには、その都度、する必要のある仕事もありますが、
それにしたって、まとめて一日でおこなうこともできます。

立替金の精算を15日まで、と決める。
請求書の支払いは25日と決める。

同じ仕事を一ブロックとして、仕事をブロック化する。
で、ブロックごとに仕事を並べなおす

事務仕事の効率アップ、間違いなしです。


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