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パソコンの中の整理法

整理法と書いておいて、なんですが、
パソコンの中は整理なんてあまり必要ないような気が・・・

ある程度まとめておいたほうがいいんでしょうが、
それこそ検索すればいいのでは・・・


■我が家の整理

今日は、お盆でおやすみ。

といきたいところでしたが、
最近、自分の事務がおろそかになってまして、いつのまにか紙の山

お客様にああだこうだと言えなくなってきた。
で、ドカッと捨てちゃいました。
もちろん、シュレッダーで。


■ほとんど不要物

気付いてみると、やっぱり8割がたは不要物。
ほとんど、パソコンに保存してあるのと同じものなんです。

そこで、ついでにパソコンのなかも整理することに・・・。

まずは紙の整理のため、同じものがパソコンに入っているかを検索で探す。
と、同じ名前のファイルが出てくる。

それを確認して、保存されているものは、紙をシュレッダーへ。
ハンコのついてあるものとか、紙でなきゃいけないものもありますので、
全部が全部じゃありませんが・・・。

ついでに、ぜんぜん使っていないデータも削除してスッキリ。


■パソコンの整理法

パソコンのなかって、どんな風に整理してます?
どこまでディレクトリ(っていうの?)が深くなってます?
これの中の、これの中の、これの中の、これ!みたいな。

パソコン(といっても、ウィンドウズしかわかりませんが)では、そんなに複雑な整理は必要ありません。

検索機能を使って、ちょっと待てば、探しているデータが見つかります。


ここでも、紙の書類と同じで、あんまり分けてしまうと、余計にどこに行ったかわからなくなる。
あるのか、ないのかすらわからない。

極端な話、全部をデスクトップに保存しておいても問題ないんじゃないのかな?


検索機能を使うときに、重要なのがデータの名前
これだけは、しっかりルールをつくっておかないと、
検索する時に該当するデータが出てこないときも・・・。

請求書なら請求書、スキャナした情報ならそのタイトル、と名前のルール付けはしっかりしておきましょう。
日付と書類の名前を入れる。
あと、キーワードになる言葉とかも。


あまりデータ自体がないので参考になるかわかりませんが、
わたしの場合、
まず、月ごとにフォルダをつくっています。
『17年4月』とか『17年8月』とか。

で、17年の4月につくったデータは、種類を問わず、すべてこの中に。
だから、つくったデータがいつ頃のものかを覚えていれば、そのフォルダを探せばいいわけです。

それと、フォルダの中には、できるだけフォルダを置かないようにしています。
これをすると、だんだんディレクトリが深くなってしまうので。
それに、データを一覧しにくいし。

どんなものかは、タイトルと拡張子をみればだいたいわかる。

そこで見つからなければ、検索機能で検索します。
もちろん、ディレクトリはごく浅め。


紙の書類を探すときもそうですが、すぐに見つかる書類もあれば、全くどこかわからない書類もある。
あるのか、ないのかもわからないので、半永久的に探す羽目に・・・。

物理的なものじゃないパソコンのデータなんて特にそう。

という保存より、
探す必要はあるが、平均して一定時間内には必ず見つかる(ある、なしの結果がでる)。

という考え方も、ファイリングには必要です。

見た目の美しさも大切です。
が、
書類が生まれてから、使う、探す、そして捨てる。
トータルでみた機能性はもっと大切です。


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