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整理しないファイリング

書類は、分けちゃダメ!
ちょっと非常識ですが、とっても重要なことなんです。

書類を分けるのは、手段であって、目的じゃないですからね。


整理と聞けば、なぜか分けちゃいますね。

ひとつの項目をふたつに。
縦の分類を横に。

整理イコール分類ではありません。

必要のない分類をひとつにするのも整理
分けていたものをくっつけるのも整理

置き場所にしても、ファイルにしても、あまり複雑に分けないほうがいいですよ。

「あっちに置いたかなぁ、いや、こっちだったかな?」
「これにファイルしたはず、あれ?こっちか!?」

実は、分類ってけっこう難しいんです。


小学生の時にやった『この中の仲間はずれはどれ?』って問題みたい。
小学生の時には、「これは虫で、その他は野菜」ってちゃんとわかったのに、
大人になってからはこの分類がなかなかできないんですね。

カテゴリーが難しいんですね。


じゃあ、そもそも何で整理とか分類とかするんでしょう?
整理とか分類が手段なら、その目的は何だと思います?



そうですね。
目的は、検索です。
あとから探しやすいように、分けておくんですね。

あとから、っていっても、一時間後かもしれないし、五年後かもしれません。
整理とか分類とかするときは、いつまでも変わらない基準で分けておかないと、
「書類の捜索願いをださなきゃ!」ってことにも、なっちゃいますよ。


分類で一番確実なのは、時間を軸にすること。
使っている書類か、使い終わった書類か。
1月に使い終わった書類か、3月に終わったものか。
最新のものか、古いものか。

これでいくと、間違いようがない。
だれがやっても、1月は1月だし、3月は3月。

どの時点での時間かさえ、みんなで把握しておけば、まず間違えない。

請求書でいうと、
送られてきたときから、支払い・会計処理が完了するまでが使用中。


全部が全部うまくいくとは、言い切れませんが、
他の書類についても、時間を軸にファイリングのルールをつくると、
楽な整理ができますね。

なんせ、終わったものから積み上げていくだけですから。

会計モノでいうと、会計ソフトのデータと連動させるともっといいですね。
紙の書類は、時間を軸にファイルしていくんですが、取引先ごとのデータがほしいときもあります。

そんなときは、会計ソフトのデータで検索をかければいいわけです。
で、その時の書類をみるのであれば、
そのデータの日付のあたりを探せば、書類はすぐに見つかる、ってわけです。

なんだかややこしそうですが、けっこう使えますよ。
これも、整理のシステム化、ですね。


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