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書類の種類

「経理がややこしくなったのでみてほしい」

うかがってみると、ほとんどのところに共通する点が・・・


とある会社にお伺いしました。

経理をしている方が、もう結構なお年。
で、経理を簡単にして、ちょっとは楽にしてあげたい、との依頼でした。

伺ってみると、やっぱり・・・。

書類の数の多いこと、多いこと。


しかも、お年をめした方がやっているので、全部手書きなんですね。
あんまり関係ないけど、達筆すぎて、わたしには読めません!

経理の方ご本人も、経理をスリムにするのには賛成していただいてるんですが、
さて、どうしたものか・・・。


■手書きしていた会計伝票は、
わたしが週一回ほどお伺いして、まとめて会計ソフトに入力することに


これまで税理士さんに頼んでいたそうですが、
手書きで会計伝票を書いたものを、税理士さんに渡して、
税理士さんがそれにしたがって、会計ソフトに入力していたそうです。

そんな典型的な二度手間は見過ごすわけにはいかないし、
これだけでも経理の方の仕事は楽になるはず。

税理士さんも指導してくれたらいいのにねぇ。


■種類の多い書類も、ある程度まで減らす

これには、フローチャートが必要になってくるだろうから、ちょっと時間がかかるかもしれませんね。

経理の方の慣れもあるし、
必要な項目を削ってしまっては、経理の簡素化ではなく、単なる手抜きになっちゃいますから。


■細かいところでは、用紙のサイズをA4に統一する

B5やらB4やら、サイズの種類が多いと、これまた管理が大変です。

紙の管理も3倍(A4、B4、B5)になるし、それを保存するファイルも3種類必要になっちゃいます。

サイズが仕事に影響しないのであれば(A3サイズでポスターを作るとか)、A4サイズに書類を統一するのがいいでしょう。


■あまり使ってない銀行口座も閉鎖したいところなんですが、
これは、置いておいてほしい、とのことですので、おりをみてご提案することに。

使っていない口座は、閉鎖した方がいいと思います。
ちょっと前なら、融資を受けるのに、その銀行の口座を開設する必要があったようです。
でも、

今はどうかわかりません。
結局、財務体質が融資の可否を左右する、一番のポイントなのは当然ですからね。


ざっと、こんな感じのご提案でした。

いつもそうなんですが、経理の方が細かくしっかりしようとすればするほど、
事務がややこしくなっちゃうんです。
残念なことなんですが・・・。

現場にいる人からすると、不安なんでしょうね。
わたしも経験がありますが、何か抜けているような気がするんです。

だから、いろんな角度から書類をつくってチェックしていくんですが、
今度は書類自体を管理する、という作業が追加される。

こうして、事務がだんだん複雑になっていく・・・。
複雑になっていくから、漏れがあっても、逆にわからなくなってくる。

完全な悪循環ですね。


機械的にスリム化することも可能なんですが、
経理の方のご理解がないと、なかなかスリムになった事務は続かない。

最後は、精神的な問題にも絡んできちゃいますね。


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