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書類の流れ(フロー図)の作成A

フロー図を作成するとき、
頭の中で整理してからはじめようとすると進まない。

なんでかって、頭の整理のためにするんだから、
整理できているなら、わざわざ書く必要もないからね。

ただし、会議とか全員の理解を統一するためにつくるフロー図はこの限りにあらず。
しっかりとつくりましょう。


最初は、手書き。
フロー図を作るソフトもあるそうですが、最初から使うのはお勧めしません。
メモとか付けたしとかができないから。

鉛筆書きで、とりあえずはじめよう。


事務の整理で会社にお邪魔するとき、フロー図をつくります。
といっても、簡単なもの。

わたしが理解できればそれでいい、ってくらいのもの。
もともとシンプルな流れのところでは、頭の中だけで終わらせることも・・・。

全体の流れが理解できていないのに、整理なんてできっこないですもんね。


事務がよくわからなくなったとき、
なぁ〜んか、どっかに無駄があるなぁ、と思ったとき、

フロー図にして整理することをお勧めします。


基本的なルールがあるんですが、
頭の整理のためにつくるフロー図に、そんなに厳密なルールを覚える必要はありません。
おおまかなルールだけでも知っていれば、いろいろ使える便利なツールです。


ここでも考え方は『箱』。

フロー図を作ろうとしてなかなか進まないとき、
いろんな種類の箱が用意されているんです。頭の中に・・・。

ひとつの書類でも、見る角度によっていろいろな分け方ができる。

部署ごとの箱。
提出期限ごとの箱。
単純に書類ごとの箱。


とりあえず書いてみる。
『書く』という行為は、頭の中にある形のないものを、『文字』という形のあるものに変える行為です。

余談ですが、これは電話かファックスやメールか、にも言えることです。
電話の場合、結局『メモに書く』という行為で、形あるものとして残します。
メモにしておかなければ、形として残しておかなければ、消えていくだけ。

だから、わたしはメールが好き。メモが好き。
なくしさえしなければ、いわゆる『外部記憶』として物理的な形で残るから。


さて、とりあえずフロー図を書いてみる。
すると、最初はたぶん、ゴチャゴチャでしょう。

で、その図を眺めていると、
んっ!ここがなんか違うなぁ。
あれっ?ここってこんな流れやったっけ?
みたいなことが、ポツン、ポツンとでてくる。

ポイントは全体を、ぼぉ〜っと眺めることです。


気付いたところを書いては消し、消しては書きしていると、
なんとなくまとまってくる。


ある程度、まとまったところで改めて書き直してみる。
すると、最初につくったものより断然スッキリしている。

それをみると、頭もスッキリしてくる。

と、だんだん流れがみえてくる。

どこがまずいかとか、
フロー図と実際の動きが違うところとか、が見えてくる。


こんなことの繰り返しで、頭が整理されていくんです。

整理されると現状分析終了。
これでやっと、改善に踏み込める。

気付いたところを直していくことができる。


これに慣れてくると、ある程度を頭の中でできるようになってくる。
それでも、頭の中で「う〜ん」と唸っているより、
書いてみたほうが早いです。

なにかの裏紙でもなんでもいい。
とりあえず、書いてみましょう。


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