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書類の流れ(フロー)の作成

こんがらがった書類の流れをほぐすため、
とりあえず、いまの流れをフロー図にしてみる作業をした。

経理の方との打ち合わせだったんですが、
終わったときには、二人とも魂の抜けた状態に・・・


はじめは打ち合わせ(まず改善のために何から始めるか)、ということだったので、
普通に打ち合わせをしていた。

なにわともあれ、今現在の流れを把握しないと、
どの書類が要るだの、要らないだの、って話は難しい。


そこで、まずはどんな書類があるのか、ってところから話を進める。

進めていくうちに、あることに気付いた。

「視点が定まってない!」

書類の話には違いないが、提出期限のことや誰がつくるかってこと、どこに置いておくかってことまで、いろんな視点に話が飛んでいる。

まずは大まかな流れを確認したかったんですが、
どうしても、書類ごとの細かいところが気になる様子。


んー、困った。
担当者の方の頭が整理できていないみたい。


やっぱりこれしかないかぁ。

ホワイトボードをお借りして、フロー図を作成。
フロー図っていっても、ごくごく簡単なもの。
書類があって、どこがつくって、どこがチェックして、だれがコンピュータに入力して、
っていう程度です。それに赤で期限を書いていく(当月の10日とか)。


これでだんだん理解してもらえてきた。
というより、わたしの説明がわかりにくかったようで・・・。


次の段階で、
このフロー図から、流れの悪いところを探すと同時に、
要る書類と要らない書類を判別。

で、判別したところで、改めてフロー図作成。

このあたりは、次回のご訪問ですることになりました。


フロー図の作成って、パズルしてるみたいで大好きなんですが、
やっぱり疲れる。

担当の方もわたしも、魂が抜けたように今日の打ち合わせを終了しました。


経理の仕事っていうのは、お金を扱うだけに会社全体に絡む。
営業にも、総務にも、人事にも、もちろん社長にも。

仮に、書類のフロー図(作成から保管まで)が完成したとしても、
経理以外が守ってくれなければ、ナンの意味もない。


どっと疲れのでる言葉ですが、それが現実。

経理のことだから経理がすればいい。
営業のことだから営業がすればいい。

違いますよね。
『会社のことだから会社がする』
これが正しいとは思いません?

経理にしたって、営業にしたって、会社の一機能に過ぎないんですから。


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